Бизнес ассистент руководителя подразделения

Бизнес-ассистент руководителя подразделения

В команду требуется сильный и организованный ассистент руководителя, который умеет держать под контролем задачи, документы, встречи и коммуникации. Это позиция для человека, который быстро ориентируется в рабочих процессах, умеет наводить порядок, не теряет детали и помогает руководителю сосредоточиться на действительно важных вопросах

Чем предстоит заниматься

• Вести календарь руководителя: планировать рабочий день, согласовывать встречи, звонки, совещания и напоминания
• Организовывать переговоры, рабочие встречи и внутренние совещания: формировать график, координировать участников, готовить переговорную и
• Принимать гостей, клиентов и партнеров, обеспечивать корректный и организованный приём посетителей.
• Работать с входящими звонками, письмами, сообщениями и запросами, своевременно передавать информацию руководителю и коллегам.
• Подготавливать документы: письма, служебные записки, приказы, регламенты, отчеты, таблицы, презентации и иные рабочие материалы.
• Вести документооборот: передавать документы на подпись, отслеживать возврат, систематизировать и хранить документы в порядке.
• Контролировать исполнение поручений руководителя, фиксировать сроки, ответственных и статусы задач.
• Координировать взаимодействие между руководителем, сотрудниками подразделений, подрядчиками и внешними контрагентами.
• Обеспечивать жизнедеятельность офиса: заказ канцелярии, воды и расходных материалов, контроль порядка в офисе и переговорных.
• Выполнять административные и организационные поручения руководителя в рамках деятельности подразделения.

Кого ищем

Нужен человек, который умеет совмещать аккуратность, скорость и высокий уровень ответственности. В этой роли важны не только исполнительность, но и способность самостоятельно организовать работу, увидеть, где может возникнуть сбой, и заранее закрыть вопрос без постоянных напоминаний со стороны руководителя.

Что важно для этой роли

• Опыт работы ассистентом руководителя, помощником руководителя, секретарем, администратором или офис-менеджером от 3 года.
• Грамотная устная и письменная речь, уверенное владение деловой перепиской и навыками делового общения.
• Умение работать в режиме многозадачности, быстро расставлять приоритеты и держать в фокусе несколько процессов одновременно.
• Внимательность к деталям, аккуратность в документах и высокий уровень самоорганизации.
• Уверенное владение MS Office или Google Docs, таблицами, почтой, мессенджерами и офисной техникой, Опыт работы с CRM (Bitrix24)
• Тактичность, доброжелательность, стрессоустойчивость и умение сохранять конфиденциальность.

Что предлагаем

• Работу в офисе в Калининграде в стабильной компании.
• Полную занятость и понятный круг задач.
• Прямое взаимодействие с руководителем и участие в ежедневной работе подразделения.
• Доход 60 000–80 000 руб. на руки, обсуждается по итогам собеседования и зависит от опыта кандидата.
• Возможность профессионально расти внутри компании и усиливать свою роль по мере расширения зоны ответственности.

Ищем не просто исполнителя, а человека, который станет надежной опорой для руководителя в ежедневной работе. На этой позиции важны: собранность, высокий уровень самоорганизации, системность, умение видеть картину целиком и держать под контролем множество параллельных задач - от встреч и переговоров до документов, поручений и офисных процессов.