Обязанности:
- Предварительное рассмотрение и сортировка документов, предназначенных на подпись директору (в течение рабочего дня);
- Подготовка совещаний, проводимых директором филиала (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, ведение и оформление протоколов совещаний);
- Проверка основной электронной почты и распределение полученных писем;
- Работа во внутренней системе электронного документооборота;
- Регистрация входящей корреспонденции и контроль исполнения;
- Формирование почтовой корреспонденции отправкой по Почте РФ ;
- Формирование номенклатуры дел и подготовка документов для передачи на архивное хранение;
- Ознакомление сотрудников с приказами Учреждения;
- Прием и распределение телефонных звонков (в течение рабочего дня);
- Организация встречи и приема делегаций (формирование программы пребывания делегации, распечатка презентаций и документов, закупка продуктового ассортимента, организация кофе-брейк, сопровождение в проведении переговоров, проводы делегации);
- Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем;
- Выполнение задач, поставленных директором филиала (подготовка аналитических материалов, сводок и справок);
- Координация взаимодействия с территориальными отделениями г. Псков, г. Великий Новгород и г. Калининград;
- Взаимодействие с РСХН (координация обмена документами, организация встречи проб по доставке в лабораторию)
Высшее образование
Грамотная письменная и устная речь;
Опрятность;
Стресоустойчивость;
Навыки работы с информационными системами (Word, Exel), почтовыми сервисами;
Клиентоориентированность.
Условия:
- Работа в государственном учреждении
- Оформление согласно ТК РФ
- 5-дневная, 40-часовая рабочая неделя