Специалист (стойка ресепшена)

Обязанности:

1. Центр коммуникации и прием гостей

• Прием и распределение телефонных звонков: ответ на входящие звонки на центральный номер компании, оперативная переадресация их соответствующим сотрудникам или отделам, предоставление общей справочной информации, прием и передача сообщений.
• Прием и сопровождение гостей: Оформление пропусков, информирование сотрудников о прибытии посетителей, сопровождение в переговорные или к нужному специалисту.
• Организация комфорта: Предоставление базовых услуг (кофе, чай, вода) для гостей и сотрудников, ожидающих встреч.

2. Административно-хозяйственное обеспечение офиса

• Контроль доступа и безопасности: Выдача ключей и временных пропусков, ведение журнала, контроль проходного режима.
• Управление переговорными комнатами: Бронирование помещений для встреч, подготовка (включение оборудования, проверка чистоты, обеспечение снеками), контроль их своевременного освобождения.
• Обеспечение чистоты и порядка: Мониторинг состояния общественных зон (коридоры, ресепшен, переговорные), взаимодействие с клининговыми службами по оперативным вопросам.

3. Логистика и документооборот

• Входящая и исходящая корреспонденция: Прием, регистрация и распределение почты в СЭД (включая курьерские отправки). Подготовка пакетов для отправки через Почту России и сторонние курьерские службы, контроль сроков и оформление, и своевременная отправка документов.
• Организация курьерских услуг: Координация отправок и получения важных документов или грузов, взаимодействие с курьерскими компаниями.

4. Оперативная поддержка сотрудников (сервисные функции)

• Управление внутренними заявками:
  • Канцелярские принадлежности: Сбор и обработка заявок от сотрудников на канцелярию, ведение базового запаса и его распределение.
  • Водоснабжение: Организация доставки питьевой воды в кабинеты по запросам сотрудников.
  • Обеспечение наличия, заказ накидок и бахил для гостей.
• Вспомогательные административные задачи (в рамках утвержденного регламента): Помощь в оформлении типовых документов, бронировании билетов или подготовке отчетов по командировкам для согласованных департаментов, помощь в оформлении входящих запросов в департамент.

Требования:

• Высшее или средне специальное образование, также студенты;
• Грамотная речь (устная и письменная);
• Приветствуется знание английского языка;
• Приветствуется знание СЭД/1С;
• Знание ПК и стандартных офисных программ;
• Ответственность, исполнительность, обучаемость и позитивный настрой.

Условия:

• Своевременная оплата труда, официальная ("белая") заработная плата;
• Место работы: г. Казань, ул. Восстания,104И (территория технополиса "Химград");
• График работы: 5-дневная рабочая неделя с 8.00 - 17.00 часов (с возможностью смещения времени).