Обязанности:
-
Регистрация, распределение и учет входящей и исходящей корреспонденции.
-
Взаимодействие с бухгалтерией, Управлением по работе с персоналом и другими подразделениями (головного офиса и отделения) по вопросам документооборота, в том числе, кадрового.
-
Кадровое делопроизводство и взаимодействие с Управлением по работе с персоналом:
-
Ознакомление работников с кадровыми документами (приказы, трудовые договоры, дополнительные соглашения, договоры о материальной ответственности и т.д.) в части приема, перевода, увольнения, отпусков, больничных.
-
Сбор необходимых документов от сотрудников по перечню, согласованному с Управлением по работе с персоналом.
-
Передача оформленных кадровых документов в Управление по работе с персоналом.
-
Обеспечение сохранности персональных данных сотрудников отделения в соответствии с требованиями Федерального закона № 152-ФЗ.
-
Административно-хозяйственное обеспечение:
-
Обеспечение бесперебойной работы офиса: закупка и учет канцелярии, расходных материалов, хозяйственных товаров.
-
Контроль состояния оргтехники (принтеры, сканеры, копиры).
-
Коммуникационная и организационная поддержка:
-
Прием и распределение входящих звонков.
-
Организация встреч посетителей.
-
Координация работы курьеров и служб доставки.
-
Организация совещаний (бронирование переговорных, подготовка материалов, оповещение участников).
Требования:
- Образование высшее.
- Опыт работы офис-менеджером или специалистом по документообороту от 2 лет.
- Знание основ делопроизводства и документооборота.
- Навыки административно-хозяйственного обеспечения.
- Навыки приёма и распределения телефонных звонков.
- Опыт координации работы курьеров и служб доставки.
- Грамотная письменная и устная речь.
- Ответственность, коммуникабельность, стрессоустойчивость.
Условия:
- Оформление согласно ТК РФ.
- Место работы г. Санкт-Петербург, ул. Большая Конюшенная, д. 27.
- График работы с 10:00 до 19:30, обед 1,5 часа.
- Уровень заработной платы обсуждается по результатам собеседования.