Помощник Финансового директора

Обязанности

• Полное административное сопровождение деятельности финансового директора;

• Ведение календаря финансового директора, организация встреч, совещаний, переговоров и деловых поездок;

• Организация и координация рабочих встреч, совещаний, комиссий и иных коллегиальных мероприятий;

• Протоколирование совещаний на компьютере с последующей обработкой и предоставлением готового протокола не позднее 2 часов после завершения совещания;

• Обеспечение согласования протоколов всеми участниками совещаний и организация подписания финансовым директором;

• Строгий контроль исполнения поручений, распоряжений, приказов и локально-нормативных актов, выпущенных финансовым директором;

• Контроль исполнения решений комиссий, совещаний, комитетов и иных коллегиальных органов;

• Ведение реестра приказов, распоряжений, поручений, протоколов и контрольных задач;

• Систематизация информации, контроль сроков исполнения и подготовка регулярных отчетов по статусу исполнения поручений;

• Контроль доведения поручений финансового директора до ответственных подразделений и сотрудников;

• Организация работы комиссии по рассмотрению и одобрению сделок;

• Формирование и ведение реестра решений комиссии по одобрению сделок;

• Обеспечение своевременного созыва участников комиссии на регулярной основе;

• Контроль полноты предоставления материалов к заседаниям комиссии;

• Подготовка материалов, справок, аналитики и комплектов документов для рассмотрения и согласования финансовым директором и комиссией;

• Проверка полноты, корректности и надлежащего оформления пакета документов, выносимого на рассмотрение и согласование;

• Подготовка повесток, протоколов заседаний комиссии и контроль исполнения принятых решений;

• Организация документооборота и систематизация документации;

• Организация хранения корпоративной, финансовой и управленческой документации;

• Контроль соблюдения регламентов документооборота, внутренних процедур согласования и корпоративных стандартов;

• Организация подписания документов, контроль маршрутов согласования и сроков подписания;

• Подготовка проектов приказов, распоряжений, служебных записок, протоколов, писем, презентаций и иных внутренних документов;

• Контроль корректности ведения корпоративных папок, электронного архива, реестров и структуры хранения документов;

• Обеспечение актуальности и систематизации документации в 1С: Документооборот и корпоративных сетевых ресурсах;

• Контроль своевременного предоставления документов и материалов ответственными подразделениями;

• Подготовка деловой переписки, презентаций, аналитических и справочных материалов;

• Взаимодействие с внутренними подразделениями, руководителями и внешними контрагентами;

• Подготовка аналитических материалов и отчетности по запросу финансового директора;

• Выполнение личных поручений финансового директора, не связанных с бизнес-процессами;

• Работа в системах 1С: ERP и 1С: Документооборот;

• Обеспечение конфиденциальности информации и соблюдение корпоративных стандартов.

Требования

• Высшее образование (экономическое/финансовое будет преимуществом);

• Опыт работы бизнес-ассистентом, помощником топ-менеджера или финансового директора от 5 лет;

• Опыт работы в холдинговых структурах или группах компаний будет преимуществом;

• Понимание структуры холдинга, принципов корпоративного управления, документооборота и деловой субординации;

• Опыт организации совещаний, ведения протоколов и контроля исполнения решений;

• Опыт сопровождения коллегиальных органов, комиссий и согласовательных процедур будет преимуществом;

• Понимание финансовой, договорной и корпоративной документации;

• Высокий уровень организаторских и коммуникативных навыков;

• Умение эффективно работать в режиме многозадачности, соблюдать сроки и сохранять качество работы;

• Высокий уровень ответственности, внимательность к деталям и системность;

• Навыки жесткого контроля сроков и исполнительской дисциплины;

• Умение работать с конфиденциальной информацией;

• Уверенное владение MS Office, 1С: ERP, 1С: Документооборот;

• Грамотная устная и письменная речь;

• Владение английским языком не ниже уровня B2 будет преимуществом;

• Готовность быть на связи по рабочим вопросам в режиме 24/7.

Условия

• Работа в стабильной компании/холдинговой структуре;

• Оформление в соответствии с ТК;

• Работа в прямом подчинении финансовому директору;

• Высокий уровень вовлеченности в управленческие и корпоративные процессы компании;

• Ненормированный рабочий день и высокая степень вовлеченности в операционные процессы;

• Конкурентоспособный уровень дохода (обсуждается индивидуально).