Руководитель отдела документооборота (ДПО)

«НЦПО» — учебный центр с официальной лицензией: помогаем людям по всей России получить дополнительное профессиональное образование онлайн или очно.

Являемся компанией с большим потоком заявок: в день поступает 1200 лидов, из них - минимум 200 оплат. Документооборот - ключевой отдел, от которого зависит скорость заключения договоров и запуска обучений, а также корректность официальных документов и данных в реестре.

Ищем руководителя, который любит порядок, таблицы, процессы и людей. Нам нужен не просто контролер, а человек, который сможет обеспечить стабильную работу отдела, видеть слабые места и улучшать систему.

Мотивация обсуждается по итогам собеседования с руководителем: от 100тыс. на руки.

Что предстоит делать:
Управлять отделом документооборота - сейчас в команде 17 сотрудников.

1. Организовывать и контролировать работу отдела на всех этапах:
— оперативная подготовка договоров, счетов на оплату для отдела продаж, а также справок и актов;
— согласование правок по договорам со сложными юридическими лицами;
— проверка полного пакета документов в заявках во время оказания услуг;
— подготовка реестров, макетов и комплектов документов;
— оформление документов по программам рабочих специальностей, охраны труда, профессиональной переподготовки и другим направлениям *(в соответствии с требованиями законодательства);
— участие в документах и выписках как председатель комиссии;
— подача данных об обучении в системы/реестры Минтруда;
— организация отправки документов через Почту России.

2. Контролировать сроки, качество, нагрузку и эффективность сотрудников: понятные регламенты, контрольные точки и отчетность.

3. Искать, как можно ускорить работу, убрать ручные действия, снизить количество ошибок и повысить пропускную способность отдела.

4. Активно взаимодействовать с руководителями других отделов: продаж, обучения, сопровождения, бухгалтерии.

5. Работать с Google Таблицами, WORD, 1С, AMO-CRM и внутренними реестрами.

Что для нас важно

• Опыт управления командой в документообороте, операционном отделе, учебном центре, сервисной компании, бэк-офисе или смежном направлении.
• Умение работать с большим объемом задач и документов без потери качества.
• Системность, внимательность к деталям и ответственность за результат.
• Уверенная работа с таблицами: Google Таблицы / Excel, фильтры, сводные данные, контрольные отчеты.
• Понимание, как анализировать нагрузку, сроки, ошибки и эффективность сотрудников.
• Умение общаться с людьми: ставить задачи, контролировать, обучать, давать обратную связь, разбирать ошибки.

Будет преимуществом

• Опыт работы в учебном центре, образовательной организации, ДПО, проф.обучении или охране труда.
• Понимание специфики образовательных документов, реестров, приказов, протоколов, удостоверений, дипломов, выписок.
• Опыт оптимизации документооборота, автоматизации процессов или внедрения регламентов.
• Опыт управления командой от 10 человек.

Что мы предлагаем:

• Действующие процессы и понятную зону ответственности.
• Плавную передачу дел: текущий руководитель готов спокойно обучить и передать обязанности.
• Поддержку куратора после смены руководства..
• Задачи, где важны не формальность и “бумажки ради бумажек”, а скорость, точность, порядок и управление большим объемом.
• Официальное трудоустройство, работа в центре города.

В сопроводительном письме коротко ответьте на 3 вопроса:
-Каким по численности отделом вы управляли?
-С какими объемами документов или заявок работали?
-Какие процессы вам удавалось улучшить или автоматизировать?