Персональный ассистент / Family Office Assistant

Ищем персонального ассистента для долгосрочного сотрудничества.

Вакансия не предполагает участие в операционной деятельности бизнеса.

Основной фокус — личные, семейные и lifestyle-задачи собственника. Собственник бизнеса постоянно проживает в Цюрихе (Швейцария). Ассистент работает из офиса в Москве и удаленно сопровождает все текущие задачи.

Основная цель — взять на себя организационные, административные и бытовые вопросы, обеспечивая их своевременное и качественное решение.

Обязанности:

Личные и семейные вопросы

• ведение календаря и контроль расписания;

• организация личных и семейных поездок;

• бронирование авиабилетов, отелей, ресторанов;

• взаимодействие с консьерж-сервисами;

• поиск, подбор и контроль подрядчиков;

• запись к врачам и организация медицинских обследований;

• организация бытовых услуг;

• контроль домашних проектов;

• помощь в вопросах недвижимости;

• поиск и сбор информации по различным запросам;

• контроль выполнения поручений и соблюдения сроков;

• коммуникация с иностранными поставщиками услуг;

• сопровождение задач в Европе;

• организация покупок и заказов товаров;

• взаимодействие с сервисными компаниями, магазинами и поставщиками услуг

в различных странах.

Административная поддержка офиса

• прием входящих звонков и сообщений;

• взаимодействие с курьерами и подрядчиками;

• организация и контроль работы сервисных служб, включая сантехников,

электриков, программистов-системных администраторов, специалистов по

компьютерной и офисной технике, интернет-провайдеров и операторов связи,

клининговые службы, службы ремонта и технического обслуживания

помещений;

• контроль качества и сроков выполнения работ подрядчиками и сервисными

компаниями;

• выполнение разовых административных поручений.

Требования

• свободный письменный и разговорный английский язык (не ниже C1);

• готовность ежедневно вести переписку и переговоры на английском языке;

• грамотный русский язык;

• высокий уровень самоорганизации;

• системность и внимание к деталям;

• способность самостоятельно находить решения и доводить задачи до

результата;

• умение работать с большим количеством параллельных задач;

• опыт работы персональным ассистентом, executive assistant, personal assistantили family office assistant будет преимуществом.

Будет большим плюсом

• опыт сопровождения частных лиц с высоким уровнем требований;

• опыт организации международных поездок;

• опыт взаимодействия с европейскими сервисными службами и магазинами;

• опыт работы в family office;

• наличие действующей шенгенской визы.

Условия

• работа из офиса в Москве;

• график 5/2;

• постоянное взаимодействие с собственником, проживающим в Швейцарии;

• долгосрочное сотрудничество;

• высокий уровень самостоятельности и ответственности.