Требуется бизнес-ассистент для Директора по специальным проектам.
Директор курирует направления, связанные с государственными грантами, взаимодействием с органами власти, организацией официальных, волонтёрских и патриотических мероприятий.
Задачи ассистента — снять с руководителя максимальный объём организационной и административной работы: подготовка документов по грантам, координация мероприятий, закупка подарков и печатной продукции, выполнение поручений. Выступать в роли связующего звена между руководителем, подрядчиками, госструктурами и внутренними подразделениями компании.
Важно: системность, внимательность к срокам, умение работать с большим объёмом задач, дипломатичность при общении с представителями органов власти.
Обязанности
Работа с государственными структурами и грантами:
- Подготовка документов для участия в грантовых конкурсах (федеральных, региональных, муниципальных).
- Сбор и оформление заявок, контроль сроков подачи.
- Взаимодействие с органами власти, грантодателями, контролирующими организациями.
- Подготовка отчётности по полученным грантам.
Организация мероприятий:
- Планирование и координация мероприятий различных типов: волонтёрские, официальные, патриотические, протокольные.
- Взаимодействие с подрядчиками, площадками, участниками.
- Контроль сроков, бюджета, логистики мероприятий.
- Подготовка необходимых документов (сметы, сценарии, рассылки, протоколы).
- Подготовка материального сопровождения мероприятий: разработка концепции подарков, их закупка, упаковка, доставка; подготовка печатных материалов (программы, буклеты, бланки, приглашения); заказ и доставка рекламных атрибутов (брендированная продукция, сувениры, флаги, баннеры, стенды).
Поручения руководителя:
- Выполнение личных и деловых поручений руководителя, связанных с деятельностью компании.
- Организация встреч, переговоров, совещаний.
- Контроль исполнения задач сотрудниками по поручению руководителя.
- Подготовка материалов, справок, презентаций.
Административная поддержка:
- Ведение календаря руководителя, планирование рабочего графика.
- Взаимодействие с органами власти и внешними организациями по поручению руководителя.
- Документооборот, подготовка писем, обращений, ответов на запросы.
Требования
Образование и опыт:
- Высшее образование (желательно: юриспруденция, государственное и муниципальное управление, менеджмент).
- Опыт работы с государственными грантами (подготовка заявок, сопровождение, отчётность).
- Опыт взаимодействия с органами власти.
- Опыт организации мероприятий (волонтёрских, официальных, патриотических).
Профессиональные навыки:
- Знание процедуры подачи заявок на гранты (федеральные и региональные).
- Понимание требований к отчётности по грантам.
- Навыки деловой переписки и документооборота с госорганами.
- Навыки организации мероприятий (от планирования до сдачи отчётов).
- Навыки закупки и подготовки подарков, печатной и сувенирной продукции.
Личные и деловые качества:
- Ответственность.
- Самоорганизованность и дисциплинированность.
- Внимательность к деталям и срокам.
- Коммуникабельность, умение работать с представителями госструктур.
- Стрессоустойчивость, умение решать несколько задач одновременно.
- Дипломатичность.
- Понимание конфиденциальности.
Технические навыки:
- Уверенное владение ПК, офисным ПО (Word, Excel, PowerPoint).
- Работа с электронной почтой, порталами госуслуг, грантовыми платформами.
Будет преимуществом:
- Опыт работы в некоммерческом секторе или с патриотическими / волонтёрскими проектами.
- Опыт работы с ЕОСЗ или 223-ФЗ (при взаимодействии с госкомпаниями).
- Навыки составления бюджетов и смет мероприятий.
- Навыки работы с поставщиками сувенирной и полиграфической продукции.
Условия
- Уровень заработной платы обсуждается с успешным кандидатом по результатам собеседования.
- Современный офис в г. Красногорск, БЦ «Красногорск-Плаза».
- Официальное трудоустройство по ТК РФ с первого рабочего дня (отпуск, больничный).
- Белая заработная плата, бонусы по результатам работы.