Менеджер по договорной работе и планированию / Помощник руководителя

Описание должности

В проектную организацию (г. Калининград) требуется помощник руководителя. Работаем в Битрикс24.

Вы будете готовить документы, составлять календарные планы, следить за сроками, вести таблицы и контролировать, чтобы всё делалось вовремя. Руководитель проверяет и подписывает — вы готовите и доводите до конца.

Основные обязанности

1. Договоры и коммерческие предложения (КП)

• Готовить договоры по готовым шаблонам (реквизиты, суммы, этапы, сроки).

• Готовить коммерческие предложения для новых заказов.

2. Календарные планы работ

• Составлять календарные планы к договорам (этапы → даты → ответственные).

• Согласовывать их с руководителем.

3. Контроль сроков в Битрикс24

• Заносить все этапы и дедлайны в Битрикс24 (задачи, вехи).

• Настраивать автоматические напоминания.

• Ежедневно отслеживать просрочки и напоминать исполнителям.

4. Таблицы и учёт для руководителя

• Вести реестр договоров (сумма, статус, оплаты, следующие этапы).

• Вести таблицу исполнителей (кто над чем работает, загрузка, сроки освобождения).

• Раз в неделю готовить краткую сводку по срокам.

5. Бухгалтерия (уровень документов)

• Выставлять счета и акты по договорам.

• Передавать документы бухгалтеру на оплату.

• Участвовать в сверках с контрагентами.

6. Общая поддержка руководителя

• Разбирать входящие запросы по документам.

• Помогать готовить ответы заказчикам.

• Фиксировать задачи после устных поручений и доводить до результата.

Требования

Обязательные:

• Высшее образование.

• Опыт работы с договорами и первичной документацией от 1 года.

• Уверенное знание Битрикс24 (создание задач, вех, сделок, настройка напоминаний, простые отчёты).

• Уверенное владение Excel / Google Таблицы (фильтры, условное форматирование, сводные таблицы).

• Понимание структуры календарного плана работ.

• Грамотная письменная и устная речь.

• Ответственность и системность.

Будет плюсом:

• Финансовое или юридическое образование.

• Опыт работы в проектной, строительной или подрядной организации.

• Опыт работы в 1С.

Не требуется:

• Опыт финансового планирования и бюджетов.

• Знание бухгалтерских проводок.

• Юридическая экспертиза договоров (работа по шаблонам).